Symulowane wycofanie produktu z rynku

Wraz ze wzrostem liczby incydentów związanych z bezpieczeństwem żywności  procedura próbnego wycofania produktu jest obowiązkowa dla producentów poważnie podchodzących do bezpieczeństwa żywności.

Wdrożenie programu okresowej symulacji wycofania produktu powinno być najwyższym priorytetem w branży spożywczej. Wraz ze wzrostem liczby wycofań w UE (10 w 1995 r., 519 w 2013 r. i 818 w 2017 r.) przygotowanie się do takiej ewentualności nabiera dużej wagi.

Producenci często nie doceniają złożoności oraz liczby zmiennych związanych z procedurą wycofania produktu z rynku. Procedura próbnego wycofanie może ci pomóc:

• przetestować system identyfikowalności, śledząc podróż produktu w ramach łańcucha dostaw;
• sprawdź systemy komunikacyjne (dane kontaktowe własnego personelu odpowiedzialnego za wycofanie produktu, dostawców i klientów);
• zweryfikować plan wycofania produktu i zmodyfikować go w obszarach wymagających poprawy.

Przygotowanie symulacji wycofania produktu

Żeby przeprowadzić sprawnie procedurę wycofania produktu z rynku, niezbędne są pewne struktury. Pierwszą z nich jest system identyfikowalności. Wycofanie obejmuje dwie fazy:

• identyfikacja produktu do wycofania,
• wycofanie produktu z rynku.

Pomyślne realizacja procedury zależy od możliwości śledzenia produktu w łańcuchu dostaw. Skuteczny system powinien identyfikować jednostkę, która ma być śledzona (partia, wsad lub pojedyncza jednostka produktu) i uwzględniać wszystkie przekształcenia jednostki w łańcuchu dostaw (bilans masy).

System identyfikowalności jest doskonalony poprzez oddzielne testy identyfikowalności. Są one często mylone z próbnym wycofaniem produktu. Są to jednak różne działania. Podczas gdy testy identyfikowalności pozwalają na prześledzenie produktów żywnościowych lub materiałów na wszystkich etapach produkcji, przetwarzania i dystrybucji, próbne wycofanie jest jeszcze bardziej rygorystyczne.

Oprócz śledzenia produktu próbne wycofanie weryfikuje zdolność do usunięcia niebezpiecznej żywności z rynku, kiedy mogła dotrzeć do konsumenta. Obejmuje to powiadomienie konsumenta, odzyskanie produktu, którego dotyczy problem i podjęcie decyzji, co z nim zrobić.

Utworzenie zespołu ds. wycofania produktu

Specjalny zespół ds. wycofywania produktów ma zasadnicze znaczenie dla powodzenia procedury wycofania produktu. Wielkość zespołu zależy od wielkości firmy i dostępnych zasobów. Zespół ds. wycofywania produktu powinien składać się co najmniej z osób pełniących następujące role:

• koordynator ds. wycofania produktu – nadzoruje działania związane z wycofywaniem i zarządza innymi członkami zespołu;
• specjalista ds. zapewnienia jakości – jego głównym zadaniem jest zidentyfikowanie przyczyn, które doprowadziły do ​​wycofania. To może pomóc ograniczyć zakres wycofania, zapewniając, że będzie dotyczyło tylko produktów stwarzających zagrożenie;
• ekspert ds. komunikacji – do obsługi public relations (komunikaty prasowe i oświadczenia medialne);
• przedstawiciele klienta – do komunikacji z konsumentami;
• doradca prawny – doradza w sprawie wymogów prawnych dotyczących wycofania.

Dobrą praktyką jest przydzielenie asystenta koordynatora ds. wycofania produktu i wyznaczenie zastępców dla wszystkich członków zespołu. Ponieważ decyzja o wycofaniu wymaga starannego rozważenia, korzystne jest posiadanie zespołu kierowniczego. Miałby on ostateczne upoważnienie do zatwierdzenia wycofania.

Opracowanie planu wycofania produktu

Plan wycofania produktu opisuje procedury jego przeprowadzenia. Sprawdź, jakie są wymagania prawne dla Twojej branży. Upewnij się, że zespół ds. wycofania zapoznał się z tym szablonem, aby móc później zaplanować wycofanie.

Przeprowadź audyt podatności na zagrożenie

Audyt podatności na zagrożenie może pomóc w zidentyfikowaniu możliwych problemów związanych z bezpieczeństwem, które mogą prowadzić do wycofania produktu. Lista możliwych zdarzeń kryzysowych, prawdopodobieństwo wystąpienia i potencjalne szkody dla firmy powinny być udokumentowane. Ta lista będzie stanowiła dla Ciebie podstawę do przeprowadzenia próbnego wycofania produktu.

Oto kilka pytań do rozważenia:

• w jaki sposób Twoje produkty żywnościowe mogą zostać naruszone?
• w jakich obszarach może wystąpić zanieczyszczenie?
• jakiego rodzaju problemy z Twoimi produktami już wystąpiły na rynku?
• jaki jest najpoważniejszy problem, który może wystąpić?

Przeprowadzenie próbnego wycofania produktu

Pierwszym krokiem jest wybór produktu do wycofania. Powinien to być produkt, który stwarza znaczne ryzyko zidentyfikowane podczas audytu podatności. Ważne jest, aby być realistą i wybrać najbardziej prawdopodobne scenariusze.

Po wybraniu produktu do wycofania zespół powinien zdecydować, kiedy przeprowadzić operację. Dobrą praktyką jest sprawienie, aby ta data była niespodzianką, aby jak najbardziej symulować rzeczywiste wycofanie. Zaangażowanie pracowników i kierownictwa w ćwiczenie ma kluczowe znaczenie dla sukcesu. Jeśli próbne wycofanie produktu nie jest traktowane poważnie, całe ćwiczenie może być daremne.

Ważne jest, aby wszystkie kroki podjęte podczas próbnego wycofania zostały odpowiednio udokumentowane. Obejmuje to odstępstwa od planu wycofania, napotkane problemy i inne istotne szczegóły.

Oceń skuteczność przeprowadzonego próbnego wycofania produktu

Zawsze powinieneś oceniać skuteczność próbnego wycofania produktu, które przeprowadzasz. Skuteczność wycofania jest mierzona ilością odzyskanego produktu w określonym czasie. Jeśli osiągniesz mniej niż 100% skuteczności, powinieneś rozważyć powtórzenie procedury.

Kluczowe pytania, które należy zadać po wycofaniu, brzmią:

• czy zespół ds. wycofania produktu mógł szybko zebrać się i podjąć odpowiednie decyzje?
• czy dane kontaktowe wszystkich interesariuszy (członków zespołu, dostawców, detalistów, konsumentów) były dostępne i aktualne?
• jak trudne było:
  • identyfikowanie wycofywanego produktu?
  • zebranie informacje niezbędnych do uruchomienia procedury?
  • skontaktowanie się z agencjami regulacyjnymi?
  • przygotowanie dokumentów do korespondencji medialnej (komunikaty prasowe i oświadczenia medialne)?
  • prowadzenie dziennika działań?

Na podstawie danych uzyskanych z przeprowadzonej symulacji powinien zostać zmodyfikowany plan wycofania produktu, aby lepiej odzwierciedlał rzeczywiste działania, które wykonano, lub aby zawrzeć w nim dodatkowe szczegóły, które mogły zostać przeoczone.

Standaryzacja procesu próbnego wycofania produktu

Częstotliwość powtarzanych prób zależy od konkretnych potrzeb firmy. Praktyczną zasadą jest wykonanie wystarczającej liczby prób w celu udoskonalenia planu wycofania produktu. Po przetestowaniu planu możesz ustalić częstotliwość najbardziej odpowiednią dla Ciebie. Dla małych firm zaleca się coroczne ćwiczenia. Kwartalne symulacje mogą przeprowadzać większe firmy o większych zasobach.

Podsumowanie

Przeprowadzanie próbnych wycofań produktów z rynku przygotowuje firmę na kryzys i sprawia, że jesteś bardziej pewny swoich procedur. Twoja gotowość do wycofania żywności może stanowić różnicę między incydentem o ograniczonych konsekwencjach a pełnym kryzysem. Poważnie podchodząc do procedury próbnych wycofań produktu i włączając je do środków zapobiegawczych, producenci nie tylko pozostają w zgodzie z prawem, ale także unikają chaosu, który często jest częścią procedury wycofania produktu.