Jak ERP pomaga obsługiwać tysiąc zleceń dziennie? (case study Boma)

Rozwój każdej firmy handlowej może zahamować w bardzo prosty sposób – gdy narzędzia do bieżącej obsługi zamówień stają się niewydajne. Okazuje się, że organizacja mogłaby sprzedawać więcej, obsługiwać większą liczbę klientów, realizować sprawniej i szybciej zamówienia. Na przeszkodzie często stoją jednak względy logistyczne – obsługa klientów i realizacja zamówień nie może przebiegać sprawnie, ponieważ zaczyna brakować rąk do pracy, a dotychczas używane narzędzia informatyczne okazują się niewystarczające. Aby uniknąć tego rodzaju pułapek, warto korzystać z doświadczeń innych firm, które doskonale potrafią realizować swoje zobowiązania wobec klientów. Tak właśnie działa firma BOMA, korzystając z systemu Sage Symfonia ERP.


BOMA – nie tylko hurtownia opon

Firma BOMA jest obecna na rynku od 30 lat. To jedna z największych w Polsce hurtowni opon do samochodów osobowych, dostawczych, ciężarowych, przemysłowych. Od 17 lat świadczy również usługi mechaniczne, czyli naprawy samochodów, przeglądy eksploatacyjne, a od 11 lat należy do sieci ogólnoświatowych serwisów samochodowych Bosch Car Service.

W 2002 roku, wraz z trzema innymi firmami, stworzyła zrzeszenie niezależnych dystrybutorów branży oponiarskiej pod nazwą Polskie Składy Oponiarskie (PSO). Ta forma konsolidacji to odpowiedź na wyzwania zmieniającego się rynku – pozwala na podniesienie konkurencyjności w dziedzinie handlu, logistyki, obsługi firm zarówno w zakresie flot samochodowych, jak i klientów indywidualnych. Handel hurtowy oponami odbywa się wieloma kanałami: poprzez przedstawicieli, portal B2B, jak też rozproszoną sieć firm współpracujących. Sprzedaż detaliczna natomiast realizowana jest w punkcie stacjonarnym, poprzez sklep internetowy oraz przy współpracy z największymi branżowymi portalami e-commerce.

Zarządzanie i bieżąca działalność firmy BOMA od lat jest wspierana przez Sage.

„Obecnie Sage Symfonia ERP stanowi rdzeń obszernego, zintegrowanego systemu, który stale obudowujemy w rozwiązania stworzone specjalnie dla branży oponiarskiej. W całym systemie nadrzędną rolę pełni moduł handlowy, który rozbudowaliśmy o szereg dodatkowych funkcjonalności” – mówi Tomasz Kasprowicz, współwłaściciel firmy Gemini, która od ponad 20 lat obsługuje firmę Boma w zakresie informatycznym.

Współpraca z firmą Gemini została nawiązana jeszcze w latach 90., w czasach, gdy w spółce BOMA funkcjonował autorski program handlowo-magazynowy. Wraz z rozwojem firmy, rosły potrzeby informatyczne, wybór padł więc na Sage – najbardziej zaawansowane oprogramowanie dostępne w tym czasie na rynku. Przez kolejne lata system rozwijał się i rósł razem z firmą, dostosowując się do jej oczekiwań. Jednak dopiero przejście na Sage Symfonia ERP umożliwiło większą swobodę i rozbudowę funkcjonalną.

„Wychodząc naprzeciw oczekiwaniom naszych klientów, zapewniamy realizację zamówień w ciągu 24 godzin. Taki wynik możemy osiągnąć dzięki własnej dużej flocie samochodów dostawczych oraz współpracy z czołowymi firmami kurierskimi. Nasz obecny potencjał to załoga licząca ok. 80 pracowników, magazyn opon o pojemności ok. 200 tys. szt., magazyn depozytów na ok. 15 tys. szt. opon/kół, 13 stanowisk serwisowych, dwa samochody mobilnego serwisu opon do samochodów ciężarowych” – mówi Marek Sowa, dyrektor techniczny firmy BOMA.

Sage Symfonia ERP – system dostosowany do indywidualnych potrzeb klienta

Sage Symfonia ERP jest systemem otwartym, pozwalającym na tworzenie rozwiązań indywidualnych, które odpowiadają na potrzeby jego użytkowników. Firmę BOMA w jej codziennym funkcjonowaniu wspierają m.in. aplikacje:

Automatyzacja obsługi zamówień to rozszerzona funkcjonalność modułu handlowego Sage Symfonia ERP. System obsługuje zamówienia z kilkudziesięciu źródeł od firm i klientów indywidualnych, w tym realizowane telefonicznie. Dodatkowo zamówienia są składane w wielu formatach: w postaci plików Excel, plików tekstowych, xml lub są umieszczane w systemie poprzez API – funkcjonalność zaprojektowaną przez firmę Gemini. Jednocześnie do dystrybutorów na bieżąco przekazywana jest informacja o stanach magazynowych i cenach.

Automatyzacja jest do tego stopnia zaawansowana, że pozwala w systemie Sage Symfonia ERP Handel podejrzeć np. stany opon u dostawców, możliwe czasy realizacji zamówień oraz automatycznie wczytać informację o awizacjach dostaw czy wystawione faktury. Sprzedaż prowadzona może być zatem bezpośrednio od dostawcy i to on dokonuje wysyłki do klienta, z pominięciem magazynu. System równocześnie ściąga automatycznie z banku informacje o wpłatach, łączy je z zamówieniami, oznacza jako opłacone, gotowe do wysyłki. Proces ten wiąże się z automatycznym wystawianiem wszystkich niezbędnych dokumentów sprzedażowych.

System spedycyjny – sprawny proces paczkowania, obsługa transportu własnego oraz pozycjonowanie magazynowe – wszystko prosto z systemu Sage Symfonia ERP. Sprawna wysyłka tysiąca paczek dziennie jest możliwa dzięki integracji Sage Symfonia ERP Handel z systemami spedytorów takich jak DHL, DPD i innych. Prosto z systemu można zarejestrować paczkę, pobrać list przewozowy i protokół.

Dodatkowo logistykę wspiera aplikacja pozycjonowania w magazynie. Biorąc pod uwagę gigantyczny rozmiar magazynu i dynamicznie powiększający się asortyment opon, niezbędna jest szczegółowa identyfikacja miejsca ułożenia konkretnej pozycji towarowej. Kolejnym udogodnieniem jest obsługa transportu własnego. Osoby, które obsługują system, mogą na bazie map Google zaplanować odpowiednią trasę samochodu transportowego wraz z kolejnością dostarczania opon do poszczególnych klientów.

Obsługa serwisowa w firmie BOMA to inteligentna aplikacja oparta na współpracy kilku modułów Sage Symfonia ERP (handlowego, finansowo-księgowego, kadrowo-płacowego) i serwisu internetowego. Proces tworzenia harmonogramu prac dla stanowisk i zleceń serwisowych może być realizowany przez pracowników serwisu (obsługa wprowadza rezerwację do systemu po rozmowie telefonicznej z klientem) lub bezpośrednio przez klienta poprzez kalendarz na stronie internetowej. Tam osoba dokonująca rezerwacji wybiera godzinę, wpisuje numer rejestracyjny samochodu oraz rodzaj usługi, np.: wymiana opon, oleju, przegląd na stacji kontroli pojazdów, myjnia. Pozwala to planować cały proces obsługi klienta – godzinę przyjazdu, zakres czynności - i na tej podstawie otwierać zlecenia serwisowe, przypisywać do nich towary, usługi i wystawiać dokumenty sprzedażowe.

„Sage Symfonia ERP obsługuje najważniejsze procesy w firmie i jest elastyczna w zakresie rozbudowy o rozwiązania dla konkretnego klienta. Dodatkowo, jako Partner Sage, nie musimy wyważać już otwartych drzwi, mając np. gotowe rozwiązania obsługujące JPK, zmiany prawne lub inne istotne funkcje, który każdy poważny system powinien zawierać. Dzięki temu możemy skoncentrować się wyłącznie na problemach klienta i ich rozwiązaniu” - podsumowuje Tomasz Kasprowicz z firmy Gemini.

Tempo zmian gospodarczych wymusza niejako automatyzację procesów i wprowadzanie coraz nowocześniejszych narzędzi informatycznych. Współpraca firmy BOMA z Partnerem Sage, firmą Gemini, owocuje rozwiązaniami, które bazują na obopólnej wiedzy, angażują kierowników poszczególnych działów, odpowiadają na potrzeby klienta i odnoszą się do specyfiki branży oponiarskiej.

„Patrząc na cały proces widzimy jak bardzo jest on obszerny i jak wiele działów wewnątrz firmy i poza nią angażuje – od pozyskiwania zamówień, poprzez ich automatyczną obsługę i kontakt z bankiem, następnie zintegrowaną współpracę z dostawcami, system logistyczny i magazynowy, a w końcu, trochę z boku – system serwisowy” - mówi Marek Sowa z firmy BOMA.

Tomasz Kozłowski

New Business Development Manager w Symfonia

Z branżą IT związany od ponad 20 lat. Na co dzień zajmuje się poszukiwaniem i wprowadzaniem w praktyce rozwiązań informatycznych rozbudowujących portfolio i funkcjonalności oprogramowania z linii Sage Symfonia ERP.

Powiązane artykuły

Zapraszamy do zapoznania się z pozostałymi artykułami z serii „Rusz swoją produkcję”. Materiały przygotowane są przez ekspertów e-commerce Sage.

blog

Siedem kroków do wyboru najlepszego dla Twojej firmy systemu ERP

Dowiedz się, w jaki sposób systemy ERP optymalizują procesy w firmach produkcyjnych i jak wybrać najlepszy system ERP, dostosowany do Twoich potrzeb

Czytaj
blog

Symulowane wycofanie produktu z rynku

Dlaczego warto posiadać procedurę próbnego wycofania produktu i jak przygotować się do symulacji?

Czytaj
blog

7 przydatnych funkcji ERP dla firm branży spożywczej

Poznaj funkcje systemu ERP, które usprawnią zarządzanie zasobami i procesami biznesowymi

Czytaj
blog

Jak podnieść skuteczność zarządzania, planowania i kontroli produkcji w 3 krokach?

Podpowiadamy, w jaki sposób można to osiągnąć w kilku prostych krokach.

Czytaj
blog

Zerwany łańcuch dostaw – jak sobie z tym radzić?

Po okresie kryzysu spowodowanego pandemią wiele firm produkcyjnych musi przejść przyspieszoną lekcję usprawniania procesów biznesowych, cyfryzacji i skuteczniejszego zarządzania kryzysowego.

Czytaj