Zerwany łańcuch dostaw – jak sobie z tym radzić?

Po okresie kryzysu spowodowanego pandemią wiele firm produkcyjnych musi przejść przyspieszoną lekcję usprawniania procesów biznesowych, cyfryzacji i skuteczniejszego zarządzania kryzysowego. Ogromnym wyzwaniem w tym czasie jest odpowiednio szybkie i elastyczne reagowanie na problemy związane z zerwanymi łańcuchami dostaw, które skutecznie mogą unieruchomić procesy produkcyjne. Rozwiązaniem może być precyzyjnie zaimplementowane oprogramowanie ERP, które wspomoże firmy produkcyjne w zarządzaniu dostawami surowców, półproduktów i optymalnym harmonogramowaniem produkcji w oparciu o elastyczne łańcuchy dostaw.

Oto sześć sposobów na poradzenie sobie w sytuacji, zerwania łańcucha dostaw.

Krok 1: Automatyzuj procesy, by poprawić efektywność

Przedsiębiorcy zmagający się w ostatnim czasie z kłopotami (np. z powodu zerwanych łańcuchów dostaw) powinni rozważyć porzucenie ręcznego sterowania i wsparcia ze strony narzędzi takich jak arkusze kalkulacyjne na rzecz zaawansowanych systemów cyfrowych – takich jak ERP. Aby uzmysłowić sobie, czy rzeczywiście zachodzi potrzeba wdrożenia tego rodzaju systemu w organizacji, warto zadać sobie poniższe pytania:

• Czy proces wytwarzania jest ewidencjonowany elektronicznie w jednym miejscu (systemie)?
• Czy obsługa zamówień od odbiorców i do dostawców jest ewidencjonowana procesem ciągłym?
• Czy procesy odpowiedzialne za realizację zamówień czy ewidencję produkcji nie wydają się mało efektywne? Czy nie dostarczają zbyt mało informacji?
• Czy są przestoje w produkcji spowodowane przerwami w łańcuchu dostaw?
• Czy ilość danych ewidencjonowanych w procesie produkcji jest wystarczająca do podejmowania decyzji operacyjnych i strategicznych?

Jeżeli odpowiedzi na tak postawione pytania jednoznacznie sugerują konieczność wdrożenia zmian poprawiających efektywność, to rozważenie rozwoju firmy poprzez wdrożenie systemu ERP jest doskonałym pomysłem.

Krok 2: Rozszerz listy dostawców komponentów, by zabezpieczyć firmę przed ewentualnymi przestojami

Pandemia pokazała, jak szybko może dojść do zerwania dotychczasowych łańcuchów dostaw. Firmy produkcyjne, chcąc zmniejszyć ryzyko związane z zerwaniem łańcucha dostaw, powinny nie tylko ograniczać pozyskiwanie komponentów od jednego dostawcy, ale także postarać się pozyskiwać surowce od dostawców z różnych miejsc. Ważnym elementem odporności łańcucha dostaw jest także śledzenie tego, co dzieje się z wytwarzanym produktem na każdym etapie łańcucha dostaw.

Krok 3: Korzystaj z elastycznego narzędzia, które wesprze procesy biznesowe

Użytkownik samodzielnie decyduje, w jaki sposób dopasować oprogramowanie do procesów biznesowych, które realizowane są w danej firmie. Dzięki narzędziu, takim jak Symfonia ERP, użytkownik może między innymi:

• uruchomić proces biznesowy na dowolnym etapie, np. od momentu zlecenia produkcji na zapas wyrobu gotowego;
• obsłużyć cały proces przedsprzedaży od zapytania ofertowego, przedstawienia oferty, negocjacji i modyfikacji oferty do pozyskania zamówienia od klienta i realizacji zamówienia;
• łatwo dotrzeć do oferty, z której powstało zlecenie produkcyjne czy dokument sprzedaży;
• zrezygnować ze śledzenia ofert i zamówień, opierając się na dotychczasowych doświadczeniach w naszej działalności;
• prognozować i opracować plan produkcyjny, a następnie przyjęcia materiałów.

Co więcej decyzja o uruchomieniu czynności, np. „zlecenie produkcji”, jest wyliczona i podpowiadana operatorowi systemu ERP przez moduły analityczno-raportowe.

Krok 4: Dopasuj plany produkcyjne firmy do popytu

Tworzenie planu można poprowadzić w oparciu o system Symfonia ERP: Handel, Business Intelligence oraz Zarządzanie Produkcją. Moduł Handel ERP odpowiada za prowadzenie sprzedaży, magazynu, zakupów, zamówień, rozliczenia z kontrahentami czy wyliczania zapotrzebowania na surowce. Moduł analityczny daje możliwość zebrania danych handlowych, produkcyjnych oraz informacji ze źródeł zewnętrznych, np. na temat trendów, w jednym miejscu. Zarządzanie produkcją jest narzędziem wspierającym proces obsługi powtarzalnej produkcji seryjnej, jej zaplanowanie oraz precyzyjne rozliczenie mające skutki magazynowe.

Co więcej można także analizować informacje, jakie surowce są w magazynie i jak długo tam zalegają, dla jakich surowców kończy się termin ważności i kiedy należy je zużyć jako pierwsze lub wybrać konkretną partię do danego zlecenia produkcyjnego. W raportach brane są pod uwagę stany magazynowe wyrobów gotowych, liczby na zamówieniach niezrealizowanych, dokumenty magazynowe, towary, które zostaną przyjęte na magazyn w najbliższym czasie, przyjęcia z produkcji oraz realizacje zamówień własnych. Znaczenie ma także informacja o stanach surowców we wszystkich lokalizacjach magazynowych, zapotrzebowanie na surowce według zleceń, jak również stan realizacji zleceń produkcyjnych oraz możliwa wydajność dostępnych pracowników i maszyn.

Planista ma przygotować efektywny i ergonomiczny harmonogram pracy i ustalić, jakie towary będą produkowane. Powinien przeanalizować dane podane powyżej. Symfonia ERP odpowie na pytanie, jaki plan produkcyjny powinien być zastosowany na najbliższy tydzień, miesiąc itd.

Krok 5: Unikaj przetowarowania magazynu, by zrealizować zakup surowca w najkrótszym czasie i najkorzystniejszej cenie

W module Handel ERP można także rejestrować zamówienia własne wysłane do dostawców. To w tym obszarze systemu ERP generowane jest zapotrzebowanie na surowce, które zawiera szczegółowe informacje o dostawcy, o czasie dostawy oraz cenie zakupu surowca. W ten sposób nie angażujemy środków pieniężnych na zakup surowca, który możemy pobrać z innego magazynu. Raport ujmuje także stany minimalne, rezerwacje, zamówienia obce, zlecenia produkcji w toku. W systemie widać zamienniki z czasami dostawy czy ceną zakupu od konkretnych dostawców na podstawie danych na temat zakupów zrealizowanych w przeszłości. Można wybrać tych dostawców, którzy najszybciej zrealizują zamówienie w najlepszej cenie. Dostępna jest również widoczność zleceń powiązanych. Dzięki powyższym informacjom zdecydujemy na przykład, czy możemy dłużej poczekać na dostawę w niższej cenie, ponieważ system daje możliwość wyboru najkorzystniejszej dla aktualnych w danym momencie decyzji zakupowej.

Krok 6: Ograniczaj koszty

Pandemia spowodowała gwałtowną potrzebę ograniczania kosztów – niezależnie od rodzaju prowadzonej działalności. Firmy koncentrują się na podstawowych aktywnościach, starając się ograniczać dodatkowe. Dla firm produkcyjnych szczególnie istotne jest teraz, by móc oszczędnie gospodarować zasobami – zmniejszać masę odpadów i minimalizować koszty operacji produkcyjnych.

Dzięki systemom ERP firma produkcyjna może:

• optymalizować zasoby magazynowe;
• ograniczać koszt transportu i dystrybucji;
• najkorzystniej zarządzać cenami i dostawcami surowców;
• oszczędzać czas dzięki optymalizacji procesów produkcyjnych, m.in. poprzez zarządzanie zużyciem surowców.

Oprogramowanie do planowania zasobów przedsiębiorstwa ma do odegrania ogromną rolę w kryzysie spowodowanym pandemią. Pomaga w identyfikacji problemów, które mogą mieć negatywny wpływ na organizację w konkretnej sytuacji biznesowej. Umożliwia maksymalizację przychodów tam, gdzie to możliwe, jednocześnie zmniejszając koszty. Wzmacnia firmę w perspektywie długoterminowej, a jednocześnie ułatwia komunikację z dostawcami i klientami.